X-Rechnungen im FSO
Erstellen Sie neben der E-Rechnung nun auch die X-Rechnung im Fahrschuloffice
Verfügbar ab Version 26.2
Ab Version 26.2 unterstützt FSO neben dem bisherigen E-Rechnungs-Hybridformat (ZUGFeRD) nun auch die Ausgabe von X-Rechnungen. Damit können Rechnungen künftig auch an externe Empfänger wie Behörden, Kommunen oder Unternehmen übermittelt werden, die das X-Rechnungsformat vorschreiben.
Die Grundvoraussetzungen für die X-Rechnung sind dieselben wie für die bisherige E-Rechnung – wer diese bereits nutzt, erfüllt sie in der Regel schon.
Was ist neu?
Bei externen Rechnungsempfängern steht ab Version 26.1 ein neuer Button zur Verfügung, über den die zusätzlich für die X-Rechnung benötigten Felder direkt beim Rechnungsempfänger gepflegt werden. Pflichtfelder sind dabei die Käuferreferenz (BT-10) – also die Leitweg-ID oder eine interne Referenz des Empfängers – sowie der Name des Ansprechpartners (BT-41). Optional kann außerdem eine Vertragsnummer (BT-12) hinterlegt werden, falls der Empfänger diese verlangt. Ohne BT-10 und BT-41 lässt sich keine X-Rechnung erzeugen.
Sobald diese Pflichtfelder vollständig ausgefüllt sind, erscheint beim jeweiligen Rechnungsempfänger ein neuer Tab. Dort können fahrschülerbezogene Zusatzinformationen eingetragen werden, die in die X-Rechnung einfließen – zum Beispiel interne Referenznummern des Kostenträgers.
Versand und Test
Der Versand läuft genauso wie bei der bisherigen E-Rechnung: X-Rechnungen werden beim E-Mail-Versand einer Rechnung automatisch erzeugt und als Anhang beigefügt. Schlägt die Erzeugung fehl, erscheint nach dem Versand ein entsprechender Hinweis.
Vor dem ersten produktiven Einsatz empfiehlt sich ein Test: Rechnung öffnen, den Button „E-Rechnung erstellen" klicken – FSO erzeugt daraufhin die X-Rechnung und zeigt an, ob alles geklappt hat, ohne dabei eine E-Mail zu versenden.
Einrichtung in drei Schritten
Den externen Rechnungsempfänger öffnen und über den neuen Button BT-10 und BT-41 eintragen (BT-12 optional). Anschließend im neuen Tab die fahrschülerbezogenen Felder pflegen. Danach läuft der Versand automatisch – genau wie bei der bisherigen E-Rechnung.
