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E-Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 sind in Deutschland neue Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Kraft getreten. Diese Änderungen zielen darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben und die Effizienz im Geschäftsverkehr zu steigern.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Formate wie einfache PDF-Dateien, die per E-Mail versandt werden, gelten ab diesem Zeitpunkt nicht mehr als elektronische Rechnungen.

Übergangsfristen für die Ausstellung von Rechnungen:

1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026:
- Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Formate (z. B. PDF) verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Zustimmung kann durch die Annahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) erfolgen, in denen die Zustellung per E-Mail geregelt ist. Diese Form der Zustellung gilt seit 2011 !!
Ab dem 1. Januar 2027:
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format auszustellen.
- Unternehmen mit einem geringeren Umsatz können bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Formate verwenden, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab dem 1. Januar 2028:
Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gilt uneingeschränkt für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig vom Umsatz.

Empfang von E-Rechnungen:

Unabhängig von den Übergangsregelungen für den Versand müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten zu empfangen und zu verarbeiten. Hierfür reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus.

Zusammenfassung:

Wenn Ihre Kunden in der Vergangenheit bereits Rechnungen per E-Mail im PDF-Format erhalten haben und dem nicht widersprochen haben, können Sie diese Praxis bis zum 31. Dezember 2027 fortsetzen, ohne eine erneute Zustimmung einholen zu müssen. Ab dem 1. Januar 2028 sind Sie jedoch verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen. Es ist daher ratsam, Ihre Prozesse frühzeitig anzupassen und Ihre Kunden über die bevorstehenden Änderungen zu informieren.

E-Rechnungen im Fahrschuloffice 360°

Um im Fahrschuloffice eine E-Rechnung zu erstellen, muss sichergestellt sein, dass beim Fahrschüler hinterlegt ist, dass er seine Rechnungen per Mail bekommt, dass die Rechnungen gewerblich sein sollen, dass die Rechnungen nicht in Kurzform erstellt werden und dass ein externer Rechnungsempfänger hinterlegt ist. Haben Sie dies korrekt eingestellt, wird das bestätigt mit "e-Rechnung: Ja". Diese Einstellungen müssen für jede Ausbildung separat hinterlegt werden.

Eine e-Rechnung können Sie entweder über den Schüler fakturieren (Karteireiter Finanzen -> Rechnung erstellen) oder im Rechnungsausgangsbuch über den Rechnungslaufassistenten.

Versendet werden die e-Rechnungen über das Rechnungsausgangsbuch (Buchhaltung).

Beim Versenden einer e-Rechnung sind sowohl beim Rechnungssender, als auch beim Rechnungsempfänger bestimmte formelle Parameter einzuhalten. Das stellt sicher, dass die Rechnung maschinell auswertbar, revisionssicher und regelkonform verarbeitet wird. Im Detail bedeutet das:

Rechnungssender

Absenderdaten:
Es müssen vollständige und korrekte Angaben wie Name, Anschrift sowie ggf. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID enthalten sein. Diese Daten stellen sicher, dass der Ursprung der Rechnung eindeutig zugeordnet werden kann.
Rechnungsdaten:
Pflichtangaben wie eindeutige Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungs- bzw. Lieferdatum, Positionen mit Einzel- und Gesamtbeträgen sowie Angaben zu Steuersätzen und -beträgen müssen vorhanden und korrekt sein.

Die Umsatzsteuer ID muss mit DE beginnen und muss 9-stellig sein
Die Handelsregister Nr muss mit HRA oder HRB beginnen gefolgt von einer Zahlenkombination.

Schlägt die Prüfung fehl, wird eine normale Rechnung ohne e-Rechnung Anhang erzeugt und versendet. Es wird also immer eine Rechnung erzeugt und versendet.

Eine e-Rechnung kann auch nachträglich geprüft, erzeugt und als Datei gespeichert werden und dem Empfänger zugesandt werden. Dazu rufen Sie sich einfach die Rechnung beim Schüler auf und wählen "E-Rechnung erstellen"